GLAUCO DINIZ DUARTE – Lean: o que é, quando surgiu e como pode impactar a sua empresa
Identificar problemas e saber como resolvê-los é a premissa da filosofia Lean, um sistema de gestão que muda a realidade da empresa e conduz os negócios ao sucesso.
O que toda organização deseja é atender seu público de forma qualificada, otimizando custos e tempo e reduzindo desperdícios. Uma filosofia de gestão capaz de tornar isso possível é o Lean (enxuto, em inglês), que baseia-se em um novo framework mental, o Lean Thinking. Orientada à potencialização dos resultados e ao envolvimento das equipes em busca da melhoria contínua, esta metodologia propõe uma estratégia de negócios voltada, sobretudo, à satisfação do cliente.
O Lean parte do princípio de que toda iniciativa precisa ser baseada no consumidor final. O propósito é criar valor para este público. Para isso, é preciso que as lideranças, CEOs, especialistas e os times da sua empresa, de variados setores, estejam por dentro dessa sistemática de gestão. O primeiro passo para adoção desse novo modelo acontece quando são encontradas as respostas para as seguintes questões: “Como melhorar o trabalho?”, “Qual é o problema que precisamos resolver?” e “Como desenvolver pessoas?”.
Para melhorar os negócios e também a sociedade por meio da prática Lean é necessário mudar a mentalidade da organização como um todo e voltar as pessoas para os fatores internos que envolvem o desenvolvimento da empresa ou de um produto/serviço. A capacidade de eliminar desperdícios continuamente e resolver problemas de maneira sistemática deve entrar em cena. E a transformação só começa quando todos conseguem enxergar o processo, verificar cuidadosamente cada etapa e perceber gastos ou etapas e esforços desnecessários.
Quando surgiu a filosofia Lean?
A filosofia Lean surgiu no Japão. Seu criador foi Taiichi Ohno, engenheiro e chefe de produção da Toyota no período posterior à Segunda Guerra Mundial. Ohno liderou o desenvolvimento de um sistema de gestão, ao longo das décadas de 1950 e 1960, que busca a mais alta qualidade no menor prazo e com o menor custo por meio da eliminação do desperdício, chamado Toyota Production System (TPS) – em português, Sistema Toyota de Produção.
O TPS é formado sobre dois pilares: o Just-in-Time (sistema de administração da produção usado para determinar a hora exata de tudo que deve ser produzido, transportado ou comprado) e o Jidoka (conceito que significa “automação com um toque humano”). O objetivo é aumentar a eficiência dos processos, permitindo a intervenção na produção caso ocorra uma falha, fazendo com que toda a empresa tenha conhecimento do fato (e compreendam o que aconteceu) para, assim, melhorar o que for preciso.
E, inspirada nas práticas e resultados do TPS aplicados a todas as dimensões dos negócios – e sempre com foco nas necessidades de clientes -, surgiu a metodologia Lean. Inicialmente aplicado apenas em operações de manufatura, o Lean trouxe enormes ganhos em produtividade, qualidade e desenvolvimento de produtos o que explica, em grande parte, o sucesso da indústria japonesa.
O termo “Lean” foi reconhecido originalmente como um modelo de produção no livro The Machine that Changed the World, de James P. Womack, Daniel T. Jones e Daniel Roos, publicado nos Estados Unidos em 1990. A obra mostra um estudo sobre a indústria automobilística mundial realizado pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT) e criou a denominação “produção enxuta” (Lean manufacturing).
Quem conta parte dessa história é John Shook, atual Chairman e CEO do Lean Enterprise Institute, nos Estados Unidos. Em 1983, ele foi ao Japão para trabalhar na Toyota. Tornou-se o primeiro norte-americano a ser gerente na empresa. Lá ele descobriu que cada questão em uma organização deveria ser desenhada (descrita, analisada e solucionada) em uma única folha de papel A3 para que qualquer envolvido no problema pudesse entendê-la.
Assim, Shook aprendeu que A3 não era somente um mecanismo de design usado para resolver problemas, mas também uma nova forma de pensar a gestão – uma ferramenta criada para produzir qualquer resultado desejado. “Preencher e discutir o A3 força as pessoas a observar a realidade, apresentar os fatos, propor contramedidas para atingir o objetivo expresso, obter um acordo e fazer o acompanhamento, verificando e ajustando as ações em função dos resultados”, explica Shook em seu livro Managing to Learn.
Os cinco princípios da gestão Lean
É possível tornar o trabalho de uma organização mais satisfatório tanto para as equipes, quanto para o consumidor final, eliminando desperdícios. Seguindo os cinco princípios da gestão Lean, qualquer empresa consegue ser mais eficiente, ou seja, fazer cada vez mais com menos. Confira, a seguir, o passo a passo do sistema Lean (é importante seguir essa sequência).
Valor: definir o que é valor sob a perspectiva do cliente. Essa é a premissa básica para começar qualquer mudança. É preciso saber o que seu público quer, pois é ele quem define o valor a satisfazer.
Fluxo de valor: identificar as etapas que agregam valor ao produto/serviço e redefinir os processos, eliminando o que for desperdício.
Fluxo Contínuo: depois de identificar os pontos que criam valor ao produto, é preciso estabelecer um fluxo contínuo (sem interrupções) para realizar as atividades. A ideia é fazer fluir, ou seja, atender as necessidades do cliente de forma rápida, reduzindo etapas, esforços, tempo e eliminando custos desnecessários.
Produção Puxada: fazer apenas aquilo que o cliente solicitar. O objetivo é tentar eliminar qualquer excesso ou desperdício. A produção puxada é um dos três componentes principais de um sistema de produção Just-In-Time completo.
Perfeição: a busca pela melhoria contínua (kaizen) de todos os processos, pessoas e produtos para fornecer puro valor, sem nenhum desperdício.
As principais ferramentas Lean
Os princípios do Lean otimizam o trabalho da companhia como um todo, tornando-a mais rápida e eficiente. Conheça duas das principais ferramentas Lean:
Metodologia A3: é um processo de gerenciamento expresso em uma folha de papel no tamanho A3, usado, normalmente, para resolução de problemas. Funciona como um gerador de oportunidades para o seu negócio. O papel é dividido em duas partes: o lado esquerdo, que serve para identificar o problema, e o lado direito, com as possíveis contramedidas, e mostra um diálogo entre lideranças e suas equipes, envolvidas no problema em questão.
Como colocar a metodologia lean em prática?
Colocar a metodologia lean em prática não é uma tarefa fácil e vai exigir esforços, principalmente, da liderança. Não existem fórmulas prontas ou muitos atalhos que se encaixam perfeitamente em todos os modelos de negócio: cada empresa deve trilhar o seu próprio caminho para transformar a cultura da empresa. No entanto, podemos elencar alguns passos seguros que devem ser dados rumo a prática da metodologia lean. Confira, a seguir:
Fazer uma profunda reflexão conjunta entre as lideranças para conhecer as reais dores do negócio (em especial aquelas ligadas ao contexto digital);
O segundo passo, depois de reunir informações relevantes sobre o contexto da empresa, é “ir a campo”, ou seja, visitar companhias que tenham bons resultados nos seus processos de transformação lean para aprender com eles possibilidades e novos formatos de operação;
Capacitar as lideranças e demais colaboradores e colaboradoas com uma imersão no mindset lean por meio de leituras e estudos;
Mudar não somente a maneira como os times se posicionam frente a uma problema de negócio, mas todo o mindset da empresa. Para se tornar lean, é preciso estar preparado uma mudança na cultura da organização, que começa com as próprias lideranças e se estende por todos os ambientes e camadas de atuação.
E, por fim, é importante contar sempre com “mestres Lean” para auxiliar nesse processo. O papel dessas pessoas, além de estarem completamente imersas nos reais problemas da empresa, é atuar lado a lado com as equipes com objetivo de orientá-las e conduzi-las por meio de estratégias velozes até as soluções mais adequada às necessidades e a realidade de cada companhia.
O que muda na empresa?
Enxergar um problema como uma oportunidade é a premissa básica da Lean. Usada hoje por diversas empresas dos mais variados setores, a metodologia faz a diferença no seu negócio como um todo e revela, além de problemas, soluções para essas questões, permitindo que as pessoas resolvam qualquer dificuldade.
Outra mudança é o aprendizado contínuo. Para o lean os problemas são pontos para a melhoria contínua na entrega de valor. Além de ter uma estratégia de negócio voltada, sobretudo, à satisfação do cliente. O lean parte do princípio de que toda iniciativa precisa ser baseada no consumidor final, então, o propósito da empresa deve sempre procurar criar valor para este público.
Ao aplicar esse sistema de gestão nos seus negócios, é possível entregar valor aos clientes e focar no melhor processo de trabalho. Ou seja, quando há a filosofia aplicada você consegue reduzir desperdícios e aumentar a qualidade em qualquer atividade, setor, projeto, produto e ser muito mais eficiente nas suas entregas.
