GLAUCO DINIZ DUARTE  Comece 2019 turbinando a Gestão da sua empresa! Utilizando a ISO 9001

Antes de iniciar o processo de implementação, é preciso conhecer e entender como a ISO 9001 funciona na prática e como a Norma ISO deverá ser aplicada ao seu negócio.

Visualize a Norma ISO como uma estratégia, cujo objetivo é facilitar a escolha de uma equipe responsável pela implantação e monitoramento. A partir do momento que a sua equipe começa a se familiarizar com com a Norma, sua gestão é capaz de se munir com informações estratégicas que serão úteis para avaliar o impacto que as adequações trarão a curto e longo prazo.

Desse modo, fica mais fácil se precaver e não sofrer grandes surpresas que poderão surgir junto com os ajustes necessários.

O conhecimento da ISO 9001 facilitará a compreensão das particularidades e vantagens que podem ser oferecidas. Nesse sentido, o empresário focará nos benefícios e se atentará como a norma de qualidade poderá aperfeiçoar o empreendimento.

Avalie sua empresa

Verifique como está a gestão atual do seu negócio e avalie a dimensão de adequação que será necessária para se amoldar aos requisitos da ISO 9001. Esse passo é importante para você descobrir quais outros tipos de normas você deverá implementar.

A Organização ISO oferece uma série de normas voltadas para diferentes áreas como a ISO 14001 voltada para o sistema de gestão ambiental. A ISO 22000 relacionada a segurança dos alimentos e para tratar a gestão de segurança e saúde ocupacional, existe a OHSAS 18001, entre outras normas.

Outro fator importante de avaliação da empresa é entender as principais dificuldades que você vem enfrentando no que se refere ao sistema de gestão de qualidade. Muitas empresas têm vivenciado problemas graves pela falta de organização que resulta em declínio dos negócios, dificuldades de acessar documentos importantes que acarreta a perda de processos ou dados relevantes.

Todas essas dificuldades podem ser sanadas pela adequação dos requisitos. Implantar os itens de exigência da ISO 9001 traz não apenas a melhora no SGQ, como também o constante aprimoramento da empresa.

Escolha o método

Antes de iniciar o processo de implementação da ISO 9001 é essencial descobrir qual será o melhor método a ser utilizado pela sua organização. Abaixo informaremos as principais características dos formatos sugeridos por este artigo. Descubra qual método se adequa a você segundo as especificidades do seu empreendimento.

Faça você mesmo

A partir do site da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) é possível encontrar e-books e outros tipos de materiais que fornecem o guia de implementação nas normas da ISO. Portanto, caso a sua empresa conte com algum profissional habilitado na norma ou você mesmo possui uma bagagem de conhecimento considerável da ISO 9001, é possível implementar sem auxílio de uma empresa responsável.

Outro ponto a ser considerado é que a contratação de um órgão certificador, responsável por conceder o selo de qualidade exige gastos. Portanto, em caso de reprovação ou mesmo adequação incorreta, os custos serão dobrados.

Consultoria presencial

Neste formato as organizações usufruem de auxílio profissional de uma empresa externa para o processo da implementação. A consultoria presencial é o modelo tradicional de adequação dos requisitos. Neste formato a maioria das etapas são realizadas com a presença física de consultores para oferecerem as coordenadas e principais mudanças que serão necessárias nos processos da empresa.

Um dos desafios da consultoria presencial se deve os gastos elevados com hotéis, passagens aéreas e alimentação dos consultores. Além do uso exclusivo dos profissionais de consultoria que possuem alto valor de hora de trabalho.

Há também a questão da disponibilidade dos colaboradores que terão que deixar os afazeres para a dedicação exclusiva da implantação da ISO 9001. É importante analisar com cautela qual formato atende melhor o tipo e porte do seu empreendimento

Consultoria Online

A consultoria Online como o próprio nome  aponta é realizada pela internet. Ela não é feita exclusivamente online, algumas etapas trazem também a consultoria presencial do consultor, de acordo com a necessidade e interesse da empresa contratada.

Cada vez mais utilizada por médias e pequenas empresas, a consultoria online traz uma série de vantagens. Uma dela é facilidade pela qual o processo pode ser executado. Por disponibilizar uma ferramenta online, a empresa pode seguir o procedimento a qualquer hora e lugar. Parte essencial do conteúdo é disponibilizado por um software online que não exige adequações dos computadores da organização.

Os consultores ficam disponíveis pela internet para esclarecimento de dúvida ou para fornecerem determinadas informações essenciais ao processo. Portanto, não será mais necessário aguardar pelo dia do agendamento do consultor. Sua dúvida pode ser sanada no momento que ela surgir, o que otimiza o processo e reduz o tempo de implementação.

Outro fator positivo da consultoria online é o baixo custo. Ela pode custar até 60%, do valor normal de uma consultoria tradicional. Especializada neste formato de implementação das normas ISO, a consultoria online Verde Ghaia oferece uma série de vantagens:

• Agrega o know-how de consultores reconhecidos no mercado

• Experiência de 18 anos de trabalho

• Atende a marcas conhecidas e renomadas do mercado brasileiro e fora do país.

• Possui um dos melhores softwares de gestão de qualidade do país.

É interessante que você selecione os colaboradores responsáveis por gerenciar a execução do projeto. Escolha alguém que saiba gerir bem a equipe e repassar de forma clara os requisitos garantindo que os processos ocorram de forma satisfatória.

Caso a sua empresa seja de médio ou pequeno porte não é necessário organizar uma equipe para a tarefa. Há empresas em que o próprio dono junto a um consultor realiza todas as etapas de certificação. Portanto, o número de colaboradores envolvidos no processo está associado ao tamanho e tipo de organização.

Faça um plano de ação

Esse é o momento de analisar cada um dos requisitos para preparação de um plano que permita que a implementação ocorra de forma aceitável e dentro dos prazos. Verifique a complexidade das ações, a data pretendida de certificação e a necessidade da organização.

Sem metas é impossível atingir os resultados esperados. Trabalhem de maneira que a implantação da ISO 9001 seja feita sem provocar transtornos ao funcionamento normal da sua organização. É também importante frisar que com delimitação de prazo de conclusão, evita-se morosidade durante os processos.

Motive a equipe

Apresente a relevância da implementação da norma de qualidade no seu negócio e os benefícios que serão agregados à empresa, aos clientes e também aos colaboradores. É importante que todos estejam cientes da importância da ISO 9001.

Para comunicar a todos da equipe, você pode fazer uso de vídeos, jornal mural, envio de e-mail marketing, cartazes, folhetos, entre outras estratégias. Ter uma equipe motivada irá resultar diretamente no sucesso na implementação dos passos da ISO 9001.

Acompanhe o desenvolvimento do seu projeto

Esteja atento a execução das atividades propostas no plano de ação. A equipe deve ser acompanhada a partir de reuniões e feedbacks para possíveis alinhamentos de necessidades de correções que foram identificadas ao longo do processo.

Para comunicar a todos da equipe, você pode fazer uso de vídeos, jornal mural, envio de e-mail marketing, cartazes, folhetos, entre outras estratégias. Ter uma equipe motivada irá resultar diretamente no sucesso na implementação dos passos da ISO 9001.

Promova auditoria interna

A auditoria interna é um processo executado pela equipe de implementação para verificar se a empresa segue os requisitos da ISO 9001. É também uma forma de ser avaliada se está pronta para passar por uma auditoria externa, realizada por um órgão certificador.

Esse é um dos passos imprescindíveis da implementação. É a partir da auditoria interna que são realizadas as correções e ajustes nos processos que não foram bem executados ou até mesmo algum requisito que passou despercebido.

Contrate uma empresa certificadora

Agora é o momento da sua empresa ser avaliada por uma auditoria externa, realizada por um órgão certificador. Caso sua empresa atenda a todos os requisitos, ela receberá o certificado de aprovação.