De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, as empresas bem organizadas sabem da importância e das vantagens de um bom planejamento de suas atividades em busca de seus objetivos. As constantes mudanças que estão ocorrendo no ambiente de negócios, muitas delas produzidas pela globalização dos mercados, estão exigindo das empresas cada vez mais o aprimoramento de seus processos de planejamento, avaliação e controle, tendo em vista a necessidade de tomada de decisões rápidas e de melhor qualidade que lhe assegurem o atendimento de seus objetivos de continuidade, expansão e lucratividade.
Segundo Glauco, o orçamento é um valioso instrumento de planejamento e controle das operações da empresa, qualquer que seja seu ramo de atividade, natureza ou porte. Estabelece, da forma mais precisa possível, como se espera que transcorram os negócios da empresa, geralmente num prazo mínimo de um ano, proporcionando uma visão bem aproximada da situação futura. É através do orçamento que se estabelece metas com a equipe, dando, assim, uma visão clara de onde a empresa quer chegar.
A prática do orçamento empresarial é uma das técnicas administrativas bastante utilizadas pelas grandes instituições empresariais, nacionais e multinacionais.
Quando se trabalha sem o orçamento, trabalha-se pensando somente no mês (faturamento) e não é muito raro as equipes de gerentes e supervisores, não conhecerem os objetivos e as metas da empresa. Isto tem acontecido muito com as pequenas e médias empresas, pois elas têm relutado em utilizar o orçamento empresarial como forma de gerir e prever resultados futuros, dizendo que isso não faz parte da sua realidade. Tal posição, explica Glauco, tem que ser revista, pois, pela sua estrutura organizacional e pela forma como são dirigidas, são muito vulneráveis às mudanças do ambiente e, por isso, precisam desenvolver ferramentas de planejamento que possibilitem agilizar as decisões.
Um verdadeiro orçamento envolve todos os funcionários da empresa, principalmente gerentes e supervisores, pois são estes que irão fazer acontecer.
O orçamento consiste em uma série de previsões, que serão feitas com base no que se espera acontecer em cada setor e no mercado em geral, sempre levando em consideração os dados históricos, fatos ocorridos no passado, que permitam o mínimo de previsibilidade.
Um orçamento empresarial completo engloba, necessariamente, os seguintes orçamentos específicos:
• Orçamento de vendas;
• Orçamento de produção;
• Orçamento de matérias-primas;
• Orçamento de custos totais;
• Orçamento de despesas gerais;
• Orçamento de investimento;
• Orçamento de caixa;
• Orçamento de resultado.
Feito o orçamento, todos passam a conhecer as metas e os objetivos da empresa, no mínimo para um ano. É necessário que a equipe, mensalmente, faça o acompanhamento, isto é, comparar o previsto com o realizado, corrigindo e redirecionando as ações afim de assegurar o cumprimento mais fiel possível do projetado.